Qué es SecretarIA MG
SecretarIA MG es una función de 360 Sistemas MG, la plataforma de gestión que SISTEMAS DIGITALES MG, S.L.U. desarrolla y presta a despachos profesionales, asesorías y gestorías en España. Recibe lo que los clientes del despacho le mandan —por WhatsApp o por correo electrónico—, archiva los documentos que traen (facturas, modelos, contratos, nóminas…) en la carpeta del cliente que corresponde y deja cada mensaje en la bandeja del despacho para que una persona lo atienda.
No es un producto de consumo ni se ofrece al público general: cada despacho la contrata, la configura con sus propios datos y la usa con las cuentas de correo de su propia empresa.
Por qué pedimos acceso a Gmail
Los clientes de un despacho le mandan casi toda su documentación por correo: las facturas del trimestre, los recibos, los contratos, las notificaciones que reciben. Hoy alguien del despacho tiene que abrir cada correo, descargar cada adjunto, averiguar de qué cliente es y guardarlo en su carpeta. SecretarIA MG hace ese trabajo: lee los correos que llegan a la bandeja de entrada del despacho, archiva cada documento en la carpeta de su cliente y le presenta a una persona del despacho lo que su cliente le ha escrito. Y cuando esa persona contesta desde la plataforma, la respuesta sale desde la propia dirección del despacho, para que quien la recibe reconozca al remitente y quede en el hilo de su conversación.
El despacho conecta su propia cuenta de Google, la que ya usa para atender a sus clientes. Nunca pedimos acceso a cuentas de terceros.
Los permisos que pedimos, y solo esos
gmail.readonly— leer los correos que llegan a la bandeja de entrada del despacho, para archivar sus documentos y presentar a una persona del despacho lo que le escriben sus clientes. Es un permiso de solo lectura: con él no se puede borrar, mover, marcar como leído ni etiquetar ningún mensaje, y el buzón queda exactamente como estaba.gmail.send— enviar, desde la propia dirección del despacho, la respuesta que una persona del despacho ha escrito o aprobado. Se usa exclusivamente para contestar a quien escribió a ese mismo buzón. No se envía correo masivo, ni publicidad, ni nada a destinatarios distintos de quien escribió.
Además recibimos la dirección de correo de la cuenta conectada (openid y email), para saber de qué buzón se trata. No pedimos acceso a contactos, calendario, Drive ni a ningún otro servicio de Google.
Qué se lee, exactamente
- Solo la bandeja de entrada. Se dejan fuera las pestañas de Promociones y Redes sociales, los boletines, las respuestas automáticas y los avisos de entrega.
- Solo lo que llega después de conectar la cuenta. Lo que ya había en el buzón no se toca.
- Los correos que envía el propio despacho no se procesan.
Qué NO hacemos con los datos
- No los vendemos, no los cedemos y no los usamos para publicidad ni para perfilar a nadie.
- No los usamos para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático, ni propios ni de terceros.
- No los cruzamos entre despachos: cada uno ve únicamente lo suyo.
- Ninguna persona de SISTEMAS DIGITALES MG lee el correo de un despacho, salvo que él lo pida por escrito para resolver una incidencia concreta, por motivos de seguridad o por obligación legal.
Cómo se retira el acceso
- Desde 360 Sistemas MG, en Mis conexiones, desconectando la cuenta. Al hacerlo se borra el permiso guardado, se revoca en Google y se deja de leer el buzón en ese mismo momento.
- Desde la propia cuenta de Google, en Aplicaciones con acceso a tu cuenta.
Cómo se guarda y cuánto tiempo
Guardamos el permiso de acceso (el refresh token) cifrado en nuestro servidor, en la Unión Europea. No guardamos la contraseña de la cuenta de Google: nunca la conocemos. De los correos se conserva únicamente lo que el despacho necesita para trabajar —los documentos archivados en la carpeta de cada cliente y el texto de los mensajes que atiende—, en su propio espacio y bajo su control. Lo que no se puede asignar a ningún cliente del despacho se le avisa y, si nadie lo coloca, se borra a los 30 días. Al desconectar la cuenta o dar de baja el servicio se eliminan los permisos, y el despacho puede solicitar la supresión de lo demás. El detalle completo está en Uso de los datos de Google.
Uso limitado de los datos de Google
El uso que hace SecretarIA MG de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado. El detalle está en Uso de los datos de Google.
Quién responde de esto
SISTEMAS DIGITALES MG, S.L.U. — CIF B55474068
Plaza de Covadonga, 3, 28600 Navalcarnero (Madrid), España
Correo: info@sistemasmg.es
Más detalle en nuestra Política de Privacidad y en el Aviso Legal.
